Cara Menulis Kuitansi yang Benar, Begini Formatnya!

Menulis kuitansi adalah suatu keterampilan yang penting bagi bisnis kecil maupun besar. Lantas, apakah Moms sudah mengetahui cara menulis kuitansi yang benar?

Kuitansi merupakan bukti transaksi yang mencatat pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan atau klien.

Nah, untuk membantu Moms dalam menulis kuitansi dengan benar, berikut beberapa langkah cara menulis kuitansi yang efektif.

Baca Juga: 9 Contoh Surat Pernyataan Bermaterai, Ikuti Formatnya!

Pengertian Kuitansi

Dilansir dari laman Investopedia, kuitansi adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti atau tanda terjadinya transaksi keuangan atau pembayaran antara dua pihak atau lebih.

Dokumen ini mencatat informasi penting mengenai transaksi, seperti tanggal transaksi, jumlah uang yang terlibat, pihak yang melakukan pembayaran, pihak yang menerima pembayaran, dan detail lainnya yang relevan tergantung pada jenis transaksi tersebut.

Kuitansi digunakan dalam berbagai situasi, baik dalam bisnis, perdagangan, pelayanan, atau kegiatan lainnya untuk membuktikan bahwa suatu pembayaran atau transaksi keuangan telah dilakukan dengan sah.

Baca Juga: 6 Contoh Surat Keterangan Sakit dari Dokter yang Benar

Format Kuitansi

Sebelum mencari tahu cara menulis kuitansi yang tepat, Moms juga sebaiknya mengetahui format kuitansi yang benar di bawah ini.

1. Nomor Kuitansi

Ini adalah nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap kuitansi secara individual.

Nomor kuitansi membantu dalam pelacakan dan pencatatan transaksi.

2. Tanggal Transaksi

Tanggal transaksi mencatat kapan transaksi tersebut terjadi.

Ini membantu dalam mengatur catatan keuangan dan memahami waktu transaksi.

3. Penerima Pembayaran

Bagian ini mencantumkan nama lengkap atau nama perusahaan dari pihak yang menerima pembayaran.

Ini mencakup informasi tentang siapa yang membayar uang atau memberikan barang.

Baca Juga: Cara Latihan Menulis Anak TK, Bantu Kecerdasan Otak

4. Jumlah Uang

Jumlah uang yang diterima atau dikeluarkan dicatat dalam bentuk angka dan kata-kata.

Hal ini penting agar tidak ada kebingungan tentang jumlah uang yang terlibat dalam transaksi.

5. Deskripsi Transaksi

Ini adalah tempat untuk menjelaskan dengan jelas transaksi atau pembayaran apa yang sedang dicatat.

Deskripsi transaksi mencakup informasi tentang barang atau layanan yang dibeli atau dijual.

6. Tanda Tangan

Tanda tangan pihak yang terlibat dalam transaksi merupakan bukti persetujuan dan validitas kuitansi.

Hal ini mencakup tanda tangan penerima dan, dalam beberapa kasus, tanda tangan pembayar.

7. Stempel atau Cap

Beberapa kuitansi mungkin menggunakan stempel atau cap sebagai tambahan bukti resmi transaksi.

Format kuitansi dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan atau preferensi pribadi.

Namun, intinya adalah menyediakan informasi yang jelas dan akurat tentang transaksi.

Format yang baik membantu dalam pelacakan keuangan, audit, dan manajemen catatan bisnis.

Baca Juga: 7 Contoh Surat Izin Sekolah dan Cara Membuatnya, Simak!

Cara Menulis Kuitansi

Kuitansi pembayaran adalah dokumen penting dalam transaksi, jadi mengisi kuitansi dengan benar sangatlah penting untuk menjaga kejelasan dan keabsahan transaksi.

Yuk, cari tahu cara menulis kuitansi yang benar dan tepat berikut ini.

1. Nomor Transaksi

Cara menulis kuitansi dimulai dengan mencantumkan nomor transaksi.

Ini adalah identifikasi unik untuk setiap transaksi yang memudahkan pelacakan di masa depan, contohnya: "No. 54/23" untuk transaksi ke-54 tahun 2023.

2. Nama Lengkap Pemberi dan Penerima

Cara menulis kuitansi selanjutnya yaitu menuliskan nama lengkap pemberi dan penerima uang secara jelas di tempat yang sesuai pada kuitansi.

3. Jumlah Uang dalam Angka

Tuliskan jumlah uang yang diberikan atau diterima dalam format angka di kolom "Uang sejumlah."

Pastikan penulisan angka akurat dan sesuai dengan aturan pemisah ribuan.

Baca Juga: 5 Tips Mendidik Anak agar Pantang Menyerah dan Tak Putus Asa

4. Jumlah Uang dalam Kalimat

Selain format angka, tuliskan jumlah uang dalam kalimat di bagian "Terbilang" untuk menghindari kesalahan penulisan angka.

5. Tujuan Penyerahan Uang

Jelaskan tujuan transaksi secara jelas di kolom "Untuk pembayaran" atau "Tujuan pembayaran."

6. Tempat dan Tanggal Transaksi

Cantumkan tempat dan tanggal transaksi secara jelas di kuitansi.

Pastikan tanggal sesuai dengan waktu transaksi yang sebenarnya.

Baca Juga: 12 Cara Mengusir Kecoak dari Rumah, Dijamin Ampuh!

7. Tanda Tangan

Cara menulis kuitansi selanjutnya, yaitu kuitansi harus ditandatangani oleh pihak yang terlibat dalam transaksi.

Pemberi uang menandatangani di bagian tanda tangan, sementara penerima uang menandatangani di tempat yang sesuai.

8. Materai (jika diperlukan)

Jika diperlukan oleh ketentuan yang berlaku, bubuhkan materai pada kuitansi sesuai dengan nilai yang ditentukan.

Meskipun tidak semua transaksi memerlukan kuitansi formal, tetapi penting untuk mencatat dan mengarsipkan bukti pembayaran atau penerimaan uang dengan benar.

Jadi, pastikan Moms memahami cara menulis kuitansi yang benar, ya.

Fungsi Kuitansi

Penulisan kuitansi yang benar memiliki beberapa fungsi penting dalam konteks transaksi bisnis dan keuangan.

Berikut adalah beberapa fungsi utama penulisan kuitansi yang benar:

1. Mencatat Transaksi

Kuitansi adalah dokumen resmi yang mencatat transaksi antara dua pihak, yaitu pihak yang memberikan pembayaran atau barang dan pihak yang menerimanya.

Hal ini membantu dalam mencatat setiap aktivitas keuangan yang terjadi dalam bisnis.

2. Bukti Pembayaran

Kuitansi adalah bukti sah bahwa pembayaran telah diterima.

Dengan begitu, manfaat kuitansi bis memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak jika terjadi sengketa atau perbedaan pendapat di kemudian hari.

Baca Juga: 5 Cara Menulis Huruf Tegak Bersambung untuk Si Kecil, Mudah!

3. Pelacakan Keuangan

Dengan mencatat nomor transaksi, tanggal, dan jumlah uang, kuitansi membantu dalam melacak arus kas dan aktivitas keuangan bisnis.

Manfaat kuitansi ini akan membantu dalam penyusunan laporan keuangan yang akurat.

4. Pengelolaan Pajak

Kuitansi yang benar juga membantu dalam pengelolaan pajak.

Pada saat pelaporan pajak, kuitansi dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran yang dapat diklaim sebagai potongan pajak atau digunakan untuk tujuan perpajakan lainnya.

5. Pengendalian Persediaan

Dalam bisnis ritel atau penjualan barang, kuitansi membantu dalam mengontrol persediaan.

Hal ini memungkinkan bisnis untuk melacak barang yang telah dijual dan mengelola stok dengan lebih efisien.

Baca Juga: 137+ Kata-Kata Motivasi Terbaik, Bikin Hidup Makin Semangat!

6. Audit dan Pemeriksaan

Kuitansi adalah dokumen yang dapat digunakan dalam audit internal atau eksternal.

Auditor dapat memeriksa kuitansi untuk memverifikasi transaksi dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

7. Bukti dalam Sengketa

Jika terjadi sengketa atau masalah dengan transaksi tertentu, kuitansi dapat digunakan sebagai bukti yang mendukung klaim atau argumen dalam penyelesaian sengketa.

Baca Juga: Cara Mengatasi Puting Lecet Supaya Bisa Tetap Menyusui

8. Manajemen Catatan

Kuitansi juga membantu dalam manajemen catatan bisnis.

Adanya catatan yang akurat ini tentu dapat bermanfaat bagi bisnis dalam membuat keputusan yang lebih baik, melacak kinerja, dan mengidentifikasi tren keuangan.

Dengan demikian, memahami cara menulis kuitansi yang benar sangat penting dalam mengelola bisnis.

Hal ini juga memberikan kepercayaan kepada pelanggan dan mitra bisnis bahwa transaksi telah dicatat dengan benar dan sesuai dengan persyaratan hukum.