Panduan Penulisan dan Contoh Notulen Rapat, Catat!

Seperti apa contoh notulen rapat yang lengkap dan informatif?

Acara rapat biasanya menghasilkan sebuah kesepakatan tertentu, lalu dituang dalam notulen rapat.

Notulen merupakan catatan yang biasanya dibuat saat meeting di sekolah, perusahaan, maupun instansi pemerintahan.

Meskipun terkesan formal, notulen juga bisa dibuat saat diskusi biasa bersama teman hingga kerja kelompok, lho!

Faktanya, penting untuk menulis notulen dengan format yang benar sehingga isinya tidak acak-acakan dan tetap informatif.

Untuk tahu seperti apa contoh notulen rapat yang baik dan benar, yuk simak ulasan lengkapnya berikut ini!

Baca Juga: 12 Tanda Butuh Liburan Akibat Pekerjaan, Yuk Tengok!

Apa Itu Notulen?

Notulen atau meeting minutes adalah catatan tertulis yang berisi tentang hasil diskusi dalam sebuah pertemuan.

Istilah meeting minutes tidak mengacu pada berapa lama rapat diadakan, melainkan diambil dari Bahasa Latin “minuta scriptura” yang artinya catatan kecil.

Catatan ini berisi informasi-informasi penting, seperti pembahasan masalah dan hasil diskusi dalam meeting.

Dengan membuat catatan seperti ini, rapat bisa berjalan lebih efektif dan efisien dari segi waktu.

Selain itu, diskusi yang berlangsung juga menjadi lebih terarah dan terkontrol sehingga meminimalisir pengulangan pembahasan.

Fungsi notulen juga bisa menjadi acuan untuk mencegah kesalahpahaman anggota meeting dalam mengartikan suatu keputusan yang telah dibuat.

Dengan begitu, mereka bisa mengklarifikasi kembali keputusan tersebut dan menjelaskan poin pembahasannya.

Jika semua anggota rapat mengerti dengan isi notulen, mereka bisa menjalankan tugas-tugas yang perlu dilakukan sesuai timeline.

Baca Juga: 5 Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris, Yuk Coba Buat!

Cara Menulis Notulen

Pada dasarnya, kerangka penulisan notulen tidak memiliki template khusus yang wajib diikuti oleh semua orang.

Justru, cara penulisan notulen disesuaikan dengan kebutuhan dalam diskusi.

Bahkan, tiap perusahaan dan instansi pemerintah biasanya memiliki template notulen sendiri sesuai standar masing-masing.

Kendati demikian, ada beberapa hal yang wajib dicantumkan dalam menulis notulen supaya catatannya jelas dan informatif.

Setidaknya ada 5 hal yang wajib ditulis dalam notulen, yaitu:

1. Judul Rapat

Judul rapat wajib ditulis ketika membuat notulen untuk membedakan agenda atau divisi diadakannya rapat tersebut.

Contohnya rapat bulanan divisi Human and Resource, maka penulisan judulnya bisa ditulis “Notulen Rapat Divisi Human and Resource Oktober 2022”.

2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Rapat

Contoh notulen rapat yang baik harus mencantumkan nama tempat dan waktu dilaksanakannya rapat.

Selain menjadi acuan waktu, poin ini juga membantu Moms untuk mengetahui berapa banyak peserta rapat yang dapat hadir.

Dengan begitu, Moms bisa memperkirakan waktu rapat yang lebih efisien di masa mendatang dengan jumlah peserta yang lengkap.

Baca Juga: 6 Cara agar Kamera Laptop Jernih saat Online Meeting

3. Nama Peserta Rapat

Nama peserta rapat wajib ditulis untuk mengetahui siapa saja yang hadir maupun absen.

Dengan begitu, hasil notulen rapat bisa dibagikan kepada mereka yang tidak hadir supaya tetap up to date dengan perkembangan rapat.

4. Tujuan Rapat

Tujuan rapat berisi tentang hal-hal yang akan didiskusikan dalam rapat tersebut. Misalnya, untuk menyusun program training bagi karyawan baru.

Jika ada beberapa hal yang akan dibahas, tulislah tujuan rapat dalam format bullet point agar lebih mudah dipahami.

5. Hasil Rapat

Hasil rapat merupakan poin paling penting dalam setiap diskusi, baik itu diskusi formal maupun informal.

Tulislah hasil rapat dengan format bullet point secara singkat, ketimbang menuliskan semuanya dalam bentuk narasi.

Selain hasil rapat, Moms juga bisa mencantumkan argumen-argumen dari para peserta untuk dibahas di pertemuan selanjutnya.

Baca Juga: 4 Contoh Surat Lamaran Kerja, Ada dalam Bahasa Inggris

Contoh Notulen Rapat Sekolah

Setelah mengetahui cara menulis notulen rapat, Moms dapat menyimak contoh notulen rapat yang benar agar lebih memahaminya.

Berikut ini contoh notulen rapat sekolah yang bisa ditiru.

NOTULEN HASIL RAPAT OSIS SMAN 1 WONOSOBO

Hari dan Tanggal: Senin, 07 Maret 2022

Waktu: 13.00 WIB

Tempat: Ruang OSIS SMAN 1 Wonosobo

Peserta Hadir: Pembina OSIS, ketua dan wakil ketua OSIS, sekretaris, bendahara, dan anggota OSIS SMAN 1 Wonosobo periode 2021/2022

Ketidakhadiran: nihil

Pimpinan Rapat: Ketua OSIS SMAN 1 Wonosobo

Notulen: Sekretaris OSIS SMAN 1 Wonosobo

Acara: Perencanaan Kegiatan Class Meeting Semester 1 Tahun 2022

Tujuan:

• Merencanakan kegiatan-kegiatan untuk class meeting
• Penyusunan anggaran dana untuk lomba dan hadiah peserta lomba

Hasil rapat:

• Kegiatan class meeting akan dilaksanakan selama 3 hari mulai tanggal 21-23 Maret 2022
• Kegiatan ini diikuti oleh seluruh kelas VII, VIII, dan IX
• Lomba-lomba yang akan dilaksanakan yaitu pertandingan bola voli putra-putri, sepak bola putra, tarik tambang, dance cover, menyanyi, dan menghias tempat sampah
• Anggaran dana untuk pelaksanaan lomba sebesar Rp750.000
• Total hadiah untuk pemenang lomba sebesar Rp1.000.000 dan piagam

Penutup: Rapat ditutup pada hari Senin, 7 Maret 2022 pada pukul 16.00 WIB.

Rapat selanjutnya akan membahas pembagian tugas para anggota OSIS dalam pelaksanaan class meeting pada Sabtu, 9 Maret 2022 pukul 10.00 WIB.

Wonosobo, 7 Maret 2022

Ketua OSIS SMAN 1 Wonosobo

(ttd)

Sekretaris OSIS SMAN 1 Wonosobo

(ttd)

Baca Juga: 3 Contoh Teks MC Class Meeting dari Pembuka hingga Penutup

Contoh Notulen Rapat Perusahaan

Berbeda dengan hasil rapat sekolah, bentuk notulen rapat perusahaan cenderung formal.

Berikut contoh notulen rapat perusahaan yang jelas dan informatif:

NOTULENSI RAPAT ULANG TAHUN PERUSAHAAN

Hari dan Tanggal: Senin, 11 Juli 2021

Waktu: 17.00-18.00 WIB

Tempat: Kantor PT ABC INDO PRIMA

Agenda Rapat: Pembahasan mengenai ulang tahun perusahaan

Pemimpin Rapat: CEO PT ABC INDO PRIMA Isnaini Khusniatu

Notulis: Lika Andini

Kegiatan:

• Pembukaan pemimpin rapat
• Sambutan CEO
• Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan

Keputusan rapat:

Pada hari Senin, 11 Juli 2021 telah dilaksanakan rapat mengenai pembahasan ulang tahun PT ABC INDO PRIMA yang akan diadakan pada tanggal 21 September 2021.

Maka terbentuk penetapan panitia sebagai berikut:

• Ketua pelaksana: Andi Dewandaru
• Sekretaris: Yulia Kartika
• Bendahara: Hasna Isnaini
• Acara: Gabriel Hartono
• Humas: Indri Yuliani
• Perlengkapan: Mandra Ardani
• Konsumsi: Julia Elvira

Baca Juga: Cara Cek BI Checking, sebagai Syarat Kerja di Perusahaan!

Contoh Notulen Rapat Perusahaan

Tidak hanya di sekolah dan perusahaan saja, rapat di universitas juga perlu dilakukan notulensi agar bisa mencapai hasil rapat yang maksimal dan baik.

Berikut ini adalah contoh notulensi rapat yang baik ketika melakukan rapat di universitas:

NOTULENSI RAPAT KESIAPAN SPORT DAY KAMPUS

Hari/Tanggal: [Tanggal Rapat]

Waktu: [Jam Mulai - Jam Selesai]

Tempat: Ruang Rapat Universitas

Peserta:

1. Marcella - BEM Fakultas Ilmu Komunikasi
2. Nando - BEM Fakultas Ilmu Komunikasi
3. Julia - Departemen Kemahasiswaan
4. Grace - Dosen Pembimbing Kegiatan
5. Puspita - Perwakilan Mahasiswa

Agenda:

1. Pembukaan Rapat
2. Penyusunan Rencana Acara Sport Day
3. Penetapan Tim Panitia
4. Pembahasan Logistik dan Anggaran
5. Penutup dan Penetapan Tindak Lanjut

Catatan Rapat:

1. Pembukaan Rapat Rapat dimulai pukul 15.00 dengan sambutan dari Marcella selaku BEM Fakultas Ilmu Komunikasi yang menyampaikan tujuan dari rapat ini yaitu untuk membahas persiapan dan rencana acara Sport Day kampus.
2. Penyusunan Rencana Acara Sport Day Peserta rapat membahas berbagai kegiatan yang akan diselenggarakan selama Sport Day, termasuk jenis olahraga yang akan dipertandingkan, jadwal acara, dan aturan main. Ide-ide juga dibagikan untuk membuat acara lebih menarik dan inklusif bagi semua mahasiswa.
3. Penetapan Tim Panitia Setelah menyusun rencana acara, rapat melanjutkan dengan penunjukan anggota panitia untuk mengatur dan melaksanakan Sport Day. Tugas-tugas spesifik ditugaskan kepada masing-masing anggota panitia, termasuk koordinasi dengan pihak eksternal jika diperlukan.
4. Pembahasan Logistik dan Anggaran Diskusi dilakukan mengenai logistik yang diperlukan untuk acara tersebut, termasuk fasilitas olahraga, peralatan, dan konsumsi. Anggaran juga dibahas untuk menentukan sumber pendanaan yang diperlukan dan cara mendapatkan sponsor atau dukungan finansial lainnya.
5. Penetapan Tindak Lanjut Rapat ditutup dengan kesimpulan dari Marcella, yang menguraikan hasil-hasil diskusi dan menetapkan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh anggota panitia. Dia juga menetapkan waktu rapat selanjutnya untuk evaluasi persiapan Sport Day.

Tindak Lanjut:

1. Tim Panitia akan segera menyusun rencana detail acara dan membagi tugas kepada masing-masing anggota.
2. Departemen Kemahasiswaan akan membantu dalam pengadaan logistik dan fasilitas yang diperlukan.
3. BEM Fakultas akan bertanggung jawab untuk menggalang dukungan dan sponsor dari pihak eksternal.

Penutup: Rapat ditutup pukul 18.00 dengan doa oleh Puspita sebagai penutup acara.

Itu dia berbagai contoh notulen rapat, baik yang nonformal seperti rapat sekolah hingga bentuk formal untuk perusahaan dan universitas.

Semoga bermanfaat!