15 Contoh Surat Dinas, Fungsi, Jenis, dan Cara Penulisannya

Yuk, simak aneka contoh surat dinas di bawah ini!

Surat dinas adalah surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi kedinasan.

Sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal.

Dalam organisasi, surat ini juga dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.

Itulah sebabnya surat ini harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan.

Mulai penggunaan bahasa baku, isi surat yang harus efektif dan jelas sesuai keperluannya.

Baca Juga: 7 Cara Mengajarkan Anak Bersosialisasi, Yuk Terapkan!

Apa Itu Surat Dinas?

Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis atau organisasi.

Surat dinas sering digunakan untuk komunikasi antara institusi atau perusahaan dengan pihak eksternal seperti klien, pemasok, atau mitra bisnis lainnya.

Surat dinas juga dapat digunakan untuk komunikasi internal antara departemen atau karyawan dalam sebuah organisasi.

Prinsip dan Surat Dinas

Terdapat prinsip dasar saat menyusun surat dinas untuk berbagai kebutuhan penting.

Adapun prinsip tersebut adalah sebagai berikut.

• Mempunyai tujuan: Surat harus bisa menyampaikan informasi tujuan yang jelas.
• Hemat ekonomis: Isi surat harus singkat, jelas, dan tak bertele-tele.
• Berorientasi pada pembaca: Harus menyusun surat yang bisa pembaca pahami.

Syarat surat dinas ini harus dilengkapi agar menjamin kesahihan dan kebenaran dari isi surat tersebut.

Baca Juga: 5 Cara Menulis Huruf Tegak Bersambung untuk Si Kecil, Mudah!

Ragam Kegunaan Surat Dinas

Sebelum mengetahui contoh surat dinas, kenali berbagai kebutuhan dari surat ini.

Berikut beberapa kegunaan surat dinas:

1. Menjalin Hubungan Bisnis yang Baik

Tujuan pembuatan surat dinas adalah untuk menjalin hubungan bisnis yang baik antar berbagai pihak.

Dengan surat dinas, perusahaan dapat memperlihatkan keseriusan dalam menjalin hubungan bisnis yang baik dan profesional.

2. Memberikan informasi Resmi

Surat dinas digunakan untuk memberikan informasi resmi mengenai keputusan, undangan, atau pemberitahuan dari sebuah perusahaan.

Dengan surat dinas, informasi tersebut dapat disampaikan dengan jelas dan tepat waktu.

Memberikan informasi mengenai hal-hal tertentu yang boleh dan tidak boleh petugas dinas lakukan selama penugasan.

Adanya keterangan resmi, pihak yang bekerjasama akan lebih percaya diri.

3. Menyelesaikan Masalah

Surat dinas juga dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam sebuah bisnis atau organisasi.

Surat dinas dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif untuk menyelesaikan masalah yang muncul.

Serta, tujuannya adalah untuk mencapai kesepakatan yang baik antara kedua belah pihak.

Baca Juga: Mengenal Sikap Skeptis, Hal yang Buruk atau Bukan?

4. Membuat Kesepakatan Kerjasama

Fungsi dari surat dinas yang lainnya adalah untuk membuat kesepakatan kerjasama sebelum bisnis dimulai.

Dalam surat dinas, perusahaan dapat menjabarkan detail kesepakatan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

5. Meningkatkan Citra Perusahaan

Surat yang dikeluarkan instansi ini mampu meningkatkan citra perusahaan di mata klien.

Citra perusahaan akan terbentuk dengan baik dan menciptakan peluang keuntungan yang lebih luas.

Dalam arti lain, berbagai fungsi dari surat dinas ini dapat mengembangkan perusahaan ke berbagai jangkauan.

Oleh karena itu, penggunaan surat dinas yang profesional sangatlah penting bagi sebuah perusahaan.

6. Pengingat Arsip

Fungsi utama surat dinas sebenarnya adalah untuk menyampaikan penugasan seseorang.

Namun, sebenarnya fungsi surat ini juga sebagai pengingat.

Sebab, setiap surat yang keluar pasti dijadikan arsip.

7. Pedoman Tugas

Fungsi dari surat dinas adalah sebagai pedoman tugas.

Seperti pada surat instruksi, surat pengambilan keputusan, dan surat izin perusahaan.

Ini pun juga sebagai bukti untuk mengukur perkembangan lembaga tertentu.

Apabila sedang kedinasan ke luar kota, ini sebagai bukti fisik yang dapat dipertanggungjawabkan.

Baca Juga: Rumus VLOOKUP Excel dan Cara Menggunakannya untuk Pemula

Contoh Surat Dinas

Berikut ini beberapa contoh surat dinas berdasarkan jenisnya:

1. Contoh Surat Dinas Kesehatan

2. Contoh Surat Dinas Pengantar Pemerintah

3. Contoh Surat Dinas Sekolah

4. Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan

5. Contoh Surat Dinas Memorandum

Baca Juga: 7 Cara Ganti Password Wifi Beragam Provider Internet

6. Contoh Surat Dinas Perjanjian

7. Contoh Surat Dinas Kuasa

8. Contoh Surat Dinas Undangan Rapat

9. Contoh Surat Dinas Pemberitahuan

10. Contoh Surat Dinas Osis

11. Contoh Surat Dinas Permohonan

12. Contoh Surat Resmi Klarifikasi

13. Contoh Surat Dinas Pengambilan Hadiah

14. Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan Perusahaan

15. Contoh Surat Dinas Ucapan Terima Kasih

Baca Juga: Mengenal Jurusan Informatika dan Prospek Kariernya!

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Tujuan dan Fungsinya

Seperti pada contoh surat dinas di atas, surat ini memang ada banyak jenisnya.

Dikategorikan berdasarkan tujuan dan fungsinya, yaitu:

1. Surat Undangan

Surat ini menjadi cara untuk mengumpulkan karyawan atau peserta dalam sebuah kegiatan.

2. Surat Edaran

Ini adalah surat yang dikirimkan kepada berbagai pihak yang isinya sama.

Dengan tujuan agar semua pihak yang dikirimi surat mengetahui atau memperoleh informasi yang sama tentang isi surat tersebut.

3. Surat Perintah

Surat dinas jenis ini biasanya dikirimkan kepada seseorang atau unit tertentu dalam organisasi.

Dengan tujuan agar orang atau unit yang dituju bisa melaksanakan sesuatu seperti yang disebutkan di dalam isi surat tersebut.

4. Surat Instruksi

Surat dinas ini biasanya berisi perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai petunjuk-petunjuk untuk melaksanakannya.

Meski mirip dengan surat perintah, surat ini lebih bersifat instruksional.

Baca Juga: 9 Puisi Perpisahan Sekolah untuk Guru dan Sahabat, Haru!

5. Surat Tugas

Surat ini berisi penugasan seorang karyawan atau pejabat untuk melaksanakan suatu aktivitas tertentu.

6. Surat Permohonan

Surat ini berisi permohonan atau permintaan untuk dapat melakukan atau menjadi sesuatu, dalam kaitannya dengan organisasi atau institusi.

7. Surat Perjalanan Dinas

Surat dinas ini ini berisi keterangan penugasan seseorang ke suatu lokasi atau wilayah atau lembaga lain, untuk mengerjakan sesuatu.

8. Surat Keputusan

Ini adalah surat yang memuat kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan, atau kebijakan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Baca Juga: 5 Tips Mengelola Keuangan Rumah Tangga, Harus Jujur!

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Sifat Keamanannya

Menurut sifat keamanannya, contoh surat dinas juga terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Surat Sangat Rahasia

Seperti namanya, surat ini sifatnya sangat rahasia, dan hanya bisa diterima dan diketahui oleh pihak tertentu saja yang memiliki kewenangan.

Biasanya berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara.

Surat dinas jenis ini biasanya ditandai dengan SR atau SRHS, dan tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya.

2. Surat Rahasia

Surat ini berisi dokumen penting, yang biasanya diberi kode R atau RHS.

Sama seperti surat sangat rahasia, surat ini juga hanya boleh diterima dan diketahui oleh pihak yang berhak menerimanya.

3. Surat Terbatas

Surat dinas jenis ini hanya boleh dibaca oleh pihak tertentu, yang diputuskan sebagai pihak yang berhak mengetahui oleh pengirimnya.

4. Surat Biasa

Surat ini merupakan surat yang berisi masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja.

Biasanya berupa undangan, edaran, tugas, pemberitahuan dan sebagainya.

Format Surat Dinas

Jika Moms ingin membuat contoh surat dinas, Moms perlu tahu seperti apa format dan struktur yang ada dalam surat.

Baca Juga: Cara Membuat Kop Surat di Word agar Lebih Profesional

Sebab, surat ini bersifat formal dan menyangkut instansi tempat Moms bernaung.

Berikut ini format penulisan surat dinas yang perlu diketahui:

1. Kop Surat

Terletak di bagian atas halaman, kop surat memuat nama instansi, logo, alamat, serta kontak yang dapat dihubungi.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk menginformasikan tanggal penerbitan surat tersebut.

3. Nomor Surat

Setiap surat dinas pasti memiliki nomor surat. Penulisannya mengikuti standar di instansi masing-masing.

Namun, umumnya terdiri atas nomor urut surat, inisial kode organisasi, kode unit kerja (jika ada), sub unit kerja (jika ada), serta bulan dan tahun terbit.

4. Hal dan Lampiran

Bagian ini berisi tujuan surat, misal penugasan, penunjukan, pengangkatan, dan sebagainya.

Sementara lampiran berfungsi untuk menjelaskan berkas pendukung yang disertakan dalam surat.

5. Alamat Penerima

Alamat penerima biasanya tercantum dalam surat dinas, tapi singkat.

Sementara lamat yang lebih lengkap biasanya ditulis di sampul surat.

6. Salam Pembuka

Bagian ini digunakan sebagai tanda menghormati penerima surat. Biasanya berupa salam pembuka yang formal.

Baca Juga: 64 Kata-Kata Jawa Bijak, dari yang Kuno hingga Bikin Ambyar!

7. Isi Surat

Bagian ini berisi maksud surat secara terperinci.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka di awal, biasanya selalu ada salam penutup di bagian akhir surat.

Bagian ini juga menunjukkan penghormatan kepada penerima surat.

9. Nama dan Stempel

Di bagian bawah contoh surat dinas tadi, setelah penutup, biasanya tertera nama pihak pengirim atau penanggung jawab surat, serta stempel instansi.

10. Tembusan (Jika Ada)

Di bagian paling bawah surat dinas, Moms bisa menuliskan tembusan jika perlu.

Ini berfungsi untuk memberi tahu penerima bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain yang perlu mengetahuinya.

Fungsinya sama dengan CC (carbon copy) pada email.

Baca Juga: Cara Mengurus Surat Pindah Domisili, Simak Tahapannya!

Syarat Penting Surat Dinas

Terlepas dari penulisan surat dinas, ada pula syarat yang perlu diketahui.

Apabila tidak memenuhi syarat, surat dinas tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Berikut syarat-syarat dari contoh surat dinas:

• Surat dinas ditulis dengan format standar penulisan surat resmi.
• Format atau susunan di dalam pernyataan surat resmi tersebut mengikuti kaidah kedinasan.
• Surat dinas harus menggunakan deskripsi tugas yang dijelaskan secara singkat, padat, dan jelas.
• Penggunaan bahasa surat harus baku, sesuai dengan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar, atau sesuai PUEBI.
• Surat dinas dapat ditulis dalam bahasa asing dengan aturan yang tepat.
• Gaya penulisan surat dinas mampu menggambarkan citra positif dari sebuah perusahaan.

Baca Juga: 173 Kata-kata Perpisahan Sekolah, Penuh Haru dan Air Mata

Demikian pembahasan lengkap mengenai contoh surat dinas, fungsi, hingga format penulisannya. Semoga bermanfaat!