15 Contoh Surat Permohonan yang Benar dan Cara Membuatnya

Apakah Moms sedang mencari contoh surat permohonan untuk diajukan kepada suatu instansi?

Memang, membuat surat permohonan tidak bisa sembarangan.

Pasalnya, ini merupakan jenis surat formal yang digunakan untuk meminta suatu hal kepada instansi atau lembaga tertentu.

Yuk, cari tahu contoh surat permohonan dan bagaimana cara membuatnya, Moms!

Baca Juga: Contoh Surat Resmi dan Bagian Penting yang Wajib Ada di Dalamnya

Definisi dan Fungsi Surat Permohonan

Sederhananya, surat permohonan merupakan dokumen formal yang digunakan untuk meminta suatu hal kepada pihak lain.

Jenis surat ini bisa dibuat oleh pribadi atau perorangan, organisasi, maupun institusi tertentu.

Seperti sifatnya yang formal dan resmi, surat permohonan harus ditulis menggunakan bahasa baku yang lugas dan tidak bertele-tele.

Berdasarkan fungsinya, surat permohonan bisa digunakan untuk berbagai kepentingan yang bersifat komersial maupun nonkomersial.

Berikut beberapa fungsi surat permohonan.

1. Mengajak pihak tertentu untuk bekerja sama
2. Memohon izin kepada pihak tertentu
3. Meminta bantuan kepada pihak tertentu

Jenis Surat Permohonan

Bila dilihat dari kepentingan pengirimnya, surat permohonan bisa dibagi menjadi 2, yakni pribadi dan resmi atau dari institusi.

1. Jenis Surat Permohonan Pribadi

Surat permohonan pribadi biasanya dibuat oleh perseorangan kepada lembaga atau institusi untuk keperluan individu.

Berikut jenis contoh surat permohonan pribadi:

• Surat izin cuti
• Surat permohonan beasiswa
• Surat permohonan perbaikan nilai
• Surat permohonan magang
• Surat permohonan dinas

2. Jenis Surat Permohonan Resmi dari Institusi

Jenis surat permohonan resmi dibuat oleh suatu institusi kepada institusi lainnya.

Beberapa contoh surat permohonan resmi, antara lain:

• Surat permohonan izin acara
• Surat permohonan kerja sama
• Surat permohonan sponsor

Format dan Isi Surat Permohonan

Setelah melihat beberapa contoh surat permohonan, Moms sedikit banyak pasti sudah mendapatkan format dan isi surat tersebut.

Nah, untuk memudahkan, ini hal-hal yang perlu Moms cantumkan dalam surat permohonan:

1. Kop atau Kepala Surat

Bila Moms diharuskan membuat surat permohonan resmi mewakili institusi tertentu, jangan lupa mencantumkan kop atau kepala surat dari lembaga yang Moms wakili.

Selain menambah kesan formal dan resmi dalam surat permohonan, penggunaan kop surat juga berfungsi memberikan informasi terkait pengirim dari dokumen tersebut.

2. Nomor Surat

Nomor surat biasanya dituliskan pada bagian awal surat, terletak di sebelah kiri bawah kop surat.

Pembubuhan nomor surat biasanya untuk memudahkan dokumentasi dan pengarsipan tiap surat-surat yang keluar maupun masuk.

3. Tempat dan Tanggal Surat

Penulisan tempat dan tanggal surat cenderung bervariasi.

Untuk surat permohonan resmi dari lembaga, tempat dan tanggal biasanya dituliskan di bagian atas sebelah kanan, tepat di bawah kop surat.

Namun, untuk surat permohonan dari pribadi, tempat dan tanggal pembuatan surat bisa dibubuhkan di bagian akhir surat.

4. Perihal dan Lampiran

Bagian ini biasanya bersifat opsional.

Untuk surat permohonan pribadi, bagian ini jarang digunakan.

Namun, untuk surat permohonan resmi dari lembaga, penulisan perihal dan lampiran biasanya berguna untuk memberitahukan gambaran singkat dari isi surat.

5. Identitas Pengirim dan Penerima

Jangan lupa membubuhkan identitas pengirim dan penerima surat, ya, Moms.

Terlebih, bila surat permohonan yang Moms buat tidak memiliki kop surat.

Bagian pengirim biasanya dituliskan di bagian isi surat, sedangkan identitas penerima biasanya berada di bawah bagian perihal dan lampiran.

6. Isi Surat

Ini merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.

Di bagian ini, Moms bisa menuliskan informasi yang berisikan tujuan dan keperluan yang ingin disampaikan.

Sedikit catatan, pastikan untuk merangkum isi surat menjadi singkat, padat, dan tidak bertele-tele, ya, Moms.

Ini penting agar si penerima surat dapat memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut dengan lebih cepat.

7. Tanda Tangan dan Nama Terang

Ini merupakan bagian terakhir yang ada di dalam surat permohonan.

Tuliskan nama lengkap si pengirim surat, lengkap dengan tanda tangan.

Beberapa surat permohonan resmi biasanya juga butuh dibubuhi materai.

Maka dari itu, pastikan Moms sudah paham bagaimana cara menggunakan tanda tangan materai yang sah, ya.

Baca Juga: Cara Membuat Garis Kop Surat di Word agar Lebih Profesional

Cara Membuat Surat Permohonan

Setelah mengetahui format, isi, dan contoh surat permohonan yang bisa dijadikan acuan, sekarang kita masuk ke cara membuat surat resmi.

Ini sedikit tips yang bisa Moms terapkan dalam membuat surat permohonan:

1. Sesuaikan format surat permohonan dengan tujuannya
2. Perhatikan tata letak surat permohonan dengan seksama, mana yang harus berada di sebelah kiri, di sebelah kanan, dan sebagainya.
3. Gunakan font atau jenis huruf yang resmi. Font yang biasa digunakan untuk pembuatan surat resmi adalah Times New Roman, ukuran 12.
4. Perhatikan tata bahasa dan ejaannya. Bila kurang yakin, Moms bisa kembali membuka laman KBBI daring untuk memastikan kata yang dipilih sudah baku dan tidak salah makna.
5. Cek ulang surat sebelum dikirim. Ini untuk memastikan surat yang dibuat tidak lagi ada salah ketik dan salah informasi.

Contoh Surat Permohonan

Berdasarkan jenis-jenisnya, berikut ini beberapa contoh surat permohonan yang bisa Moms jadikan sebagai acuan:

1. Surat Izin Cuti

Surat permohonan ini biasanya dibuat oleh para pegawai yang ingin mengajukan izin cuti untuk tidak bekerja karena keperluan tertentu.

2. Surat Permohonan Beasiswa

Biasa dibuat oleh para pelajar atau mahasiswa kepada institusi atau lembaga pemberi beasiswa.

Dalam beberapa kasus, surat permohonan beasiswa biasanya juga dibubuhi tanda tangan bermaterai.

3. Surat Permohonan Perbaikan Nilai

Dokumen ini biasa dibuat oleh mahasiswa atau pelajar yang ingin mengajukan perbaikan nilai di mata pelajaran atau mata kuliah tertentu.

Umumnya diajukan kepada guru atau dosen yang bersangkutan, maupun ke sekretariat jurusannya.

Baca Juga: Tak Usah Bingung, Ini Contoh Surat Cuti Melahirkan yang Bisa Digunakan

4. Surat Permohonan Magang

Jenis surat ini diajukan oleh mahasiswa kepada perusahaan yang sedang membuka lowongan magang.

Penerima dari surat jenis ini adalah HRD di suatu perusahaan yang dituju.

5. Surat Permohonan Izin Acara

Ini merupakan surat yang digunakan sebagai dokumen resmi untuk menyelenggarakan suatu acara di tempat tertentu.

Surat ini bisa dibuat oleh pihak panitia penyelenggara acara untuk pemilik tempat sebagai penerimanya.

6. Surat Permohonan Kerja Sama

Surat resmi ini biasanya diajukan oleh suatu institusi untuk mengajak institusi lain bekerja sama.

Contohnya, surat permohonan untuk menjalin kerja sama antara suatu universitas dan perusahaan penyedia lapangan kerja.

7. Surat Permohonan Sponsor

Jenis surat permohonan resmi ini kurang lebih punya tujuan yang sama dengan surat permohonan izin acara.

Ditujukan kepada pihak tertentu untuk memberikan sponsor sebuah acara yang akan diselenggarakan.

8. Surat Permohonan Referensi Bank

Surat permohonan referensi bank adalah surat yang dibuat untuk meminta informasi atau referensi resmi dari bank tertentu.

Surat ini umumnya digunakan dalam berbagai situasi, seperti aplikasi kredit, penyewaan properti, proses kerja, atau verifikasi keuangan.

Tujuannya adalah untuk memperoleh informasi terkait riwayat kredit, stabilitas keuangan, atau reputasi pihak yang diminta referensi.

9. Surat Permohonan Keringanan Kredit

Surat permohonan keringan kredit berisi meyakinkan mengenai mengapa pengurangan atau keringanan kredit diperlukan.

Serta informasi lengkap mengenai identitas dan detail kredit yang dimiliki.

Baca Juga: 12 Contoh Surat Pernyataan Bermaterai, Ikuti Formatnya!

10. Surat Permohonan Pindah Tugas

Surat permohonan pindah tugas merupakan salah satu dokumen resmi yang sering digunakan oleh pegawai atau karyawan untuk mengajukan perpindahan tempat kerja atau tugas.

Permohonan pindah tugas ini biasanya diajukan dengan berbagai alasan, seperti mendekati tempat tinggal, alasan keluarga, kebutuhan organisasi, atau pengembangan karier.

11. Surat Permohonan Bantuan

Contoh surat permohonan bantuan adalah dokumen resmi yang digunakan untuk meminta dukungan atau bantuan dari individu, organisasi, atau lembaga tertentu.

Permohonan bantuan ini dapat berupa permintaan dana, fasilitas, tenaga, atau bantuan lain yang diperlukan dalam berbagai konteks.

Biasanya untuk kegiatan sosial, pendidikan, kesehatan, atau pengembangan usaha.

Surat ini sangat penting karena merupakan sarana komunikasi formal yang menyampaikan kebutuhan dan harapan pemohon secara jelas dan resmi.

12. Surat Permohonan Dana

Contoh surat permohonan dana bisa digunakan untuk mengajukan permintaan bantuan keuangan kepada individu, organisasi, perusahaan, atau instansi pemerintah.

Surat ini memiliki peran penting dalam mengkomunikasikan kebutuhan akan dana, baik untuk keperluan pribadi, proyek, kegiatan sosial, acara, atau program tertentu.

Pengajuan dana memerlukan surat yang jelas, terstruktur, dan meyakinkan agar dapat dipertimbangkan dengan baik oleh pihak yang dituju.

13. Surat Permohonan Maaf

Menulis surat permohonan maaf adalah tindakan yang menunjukkan rasa tanggung jawab dan keinginan untuk memperbaiki kesalahan.

Surat ini menjadi media penting dalam menyampaikan permintaan maaf secara formal dan tertulis, baik dalam konteks pribadi maupun profesional.

14. Surat Permohonan Narasumber

Dalam dunia penelitian, jurnalistik, dan berbagai kegiatan akademis atau profesional lainnya, kehadiran narasumber yang kompeten sangatlah penting.

Narasumber tidak hanya memberikan informasi yang akurat dan relevan, tetapi juga menambah kredibilitas dan kualitas dari suatu karya atau proyek.

Oleh karena itu, menulis surat permohonan narasumber menjadi langkah krusial yang harus dilakukan dengan cermat.

15. Surat Permohonan Pindah Sekolah

Ada banyak alasan mengapa siswa pindah sekolah, bisa karena pindah tempat tinggal, kebutuhan akan lingkungan belajar yang lebih sesuai, atau alasan personal lainnya.

Untuk mengajukan permohonan pindah sekolah, salah satu langkah yang harus dilakukan adalah menulis surat permohonan yang tepat dan formal.

Kesalahan Umum dalam Pembuatan Surat Permohonan

Surat permohonan sering digunakan untuk keperluan formal, baik untuk pribadi maupun instansi. Namun, tidak sedikit yang melakukan kesalahan dalam menyusunnya, sehingga surat kehilangan esensinya.

Agar surat permohonan Moms lebih efektif dan profesional, hindari lima kesalahan umum berikut ini:

1. Tidak Menyebutkan Tujuan Surat dengan Jelas

Salah satu kesalahan paling umum adalah tidak mencantumkan tujuan surat secara spesifik. Surat yang ditujukan kepada pihak tertentu harus menyebutkan nama atau posisi penerima dengan jelas.

Hal ini penting agar surat dapat segera diteruskan kepada pihak yang berwenang dan tidak menimbulkan kebingungan.

2. Format Surat yang Tidak Formal

Surat permohonan memiliki format resmi yang harus diikuti, seperti kop surat, tanggal, alamat penerima, isi, dan tanda tangan.

Kesalahan dalam penempatan elemen ini sering membuat surat terlihat kurang profesional. Format yang rapi menunjukkan keseriusan pengirim dan mempermudah penerima dalam membaca surat.

3. Penggunaan Bahasa yang Tidak Sopan

Bahasa dalam surat permohonan harus sopan dan sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.

Kesalahan seperti penggunaan bahasa terlalu santai atau bertele-tele dapat mengurangi kesan formalitas dan mengganggu pemahaman penerima terhadap isi surat.

4. Isi Permohonan Tidak Spesifik

Banyak surat permohonan gagal menyampaikan maksudnya karena isi permohonannya terlalu umum.

Surat yang tidak menjelaskan secara detail apa yang diminta dan alasannya sering diabaikan oleh penerima. Permohonan yang spesifik dan logis lebih berpeluang mendapatkan tanggapan positif.

5. Tidak Mencantumkan Lampiran Pendukung

Dokumen pendukung, seperti proposal, identitas, atau bukti lain yang relevan, sering kali diabaikan.

Padahal, lampiran ini sangat penting untuk memperkuat isi surat dan membuktikan keabsahan permohonan. Tanpa lampiran, surat dapat dianggap kurang meyakinkan.

Dengan memperhatikan kelima kesalahan ini, Moms bisa memastikan surat permohonan lebih efektif, jelas, dan profesional. Jangan lupa untuk mengecek ulang sebelum mengirimnya, ya!

Baca Juga: 5+ Contoh Surat Cinta untuk Pacar, Penuh Pesan Romantis!

Demikian beberapa contoh surat permohonan, lengkap dengan cara membuatnya yang bisa Moms tiru.

Semoga informasi ini bermanfaat, ya, Moms!