Kop Surat: Jenis, Isi, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Setiap surat resmi wajib mempunyai kop surat.

Kop surat tidak hanya digunakan untuk menunjukkan identitas, tetapi juga untuk profesionalisme instansi atau lembaga sang pengirim.

Kop surat atau biasa disebut dengan kepala surat adalah bagian dari surat resmi yang letaknya berada di bagian paling atas.

Dengan adanya kop surat, penerima akan dengan mudah membedakan antara surat formal dan non formal.

Lantas, terdiri dari apa sajakah kop surat? Bagaimana langkah pembuatan kop surat yang benar?

Simak ulasan lengkapnya berikut ini, Moms!

Baca Juga: 7 Contoh Surat Permohonan yang Benar, Lengkap dengan Cara Membuatnya

Jenis-jenis Kop Surat

Jenis-jenis kop surat dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Kop Surat Resmi

Kop surat resmi digunakan untuk surat-surat yang dikirimkan atas nama perusahaan, instansi pemerintah, universitas, atau sekolah.

Biasanya dilengkapi dengan logo di sampingnya serta mencantumkan detail seperti alamat lengkap, nomor telepon, website resmi, dan email.

2. Kop Surat Tidak Resmi

Kop surat tidak resmi digunakan untuk keperluan yang tidak resmi atau informal.

Pada jenis kop surat ini, seringkali tidak ada logo dan hanya mencantumkan informasi dasar seperti nama pengirim, nomor telepon, dan alamat email.

Pemilihan jenis kop surat ini disesuaikan dengan keperluan pengiriman surat dan mencerminkan tingkat formalitas atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat.

Baca Juga: Cara Membuat Nomor Halaman Berbeda di Word, Mudah Lho, Moms!

Isi Kop Surat

Tidak seperti surat pribadi yang terkesan bebas, surat resmi biasanya menggunakan kop surat sebagai pendahuluannya.

Penulisan kepala surat pun tidak boleh sembarangan, Moms.

Pasalnya, bagian penting ini harus sesuai dengan format dan ketentuan yang berlaku.

Nah, isi dari kop surat tersebut terdiri dari:

1. Nama perusahaan atau instansi
2. Logo instansi atau perusahaan
3. Alamat lengkap beserta kode pos instansi atau perusahaan
4. Nomor telepon instansi atau perusahaan
5. Nomor faksimile instansi atau perusahaan
6. Alamat email dan website instansi atau perusahaan
7. Nama kantor cabang (opsional)
8. Jenis usaha

Baca Juga: Tujuan dan Komponen Surat Perjanjian Hutang Piutang agar Bebas dari Kecurangan

Fungsi Kop Surat

Selain sebagai identitas perusahaan, kepala surat juga memiliki fungsi lain, di antaranya:

1. Sebagai Pemberi Informasi

Kop surat mencantumkan informasi tentang perusahaan atau instansi pengirim surat.

Informasi yang termasuk, misalnya nama perusahaan, logo perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan juga bidang usaha.

Dengan adanya informasi tersebut, penerima surat akan dengan mudah mengetahui siapa pengirim suratnya.

Hal ini akan membantu para penerima surat, terutama yang baru pertama kali menerimanya.

2. Sebagai Alat Promosi

Kop surat memuat informasi tentang perusahaan.

Maka, secara tidak langsung, bagian surat ini juga bisa menjadi iklan atau media promosi perusahaan ke pihak luar.

Oleh sebab itu, kepala surat biasanya dibuat dengan desain dan warna yang menarik guna mencuri perhatian penerima surat.

3. Untuk Meninggalkan Kesan yang Baik

Fungsi kop surat yang selanjutnya, yakni untuk meninggalkan kesan baik pada penerima surat.

Untuk itu, perusahaan biasanya membuat kepala surat dengan tata letak, jenis tinta, dan kualitas kertas terbaik.

Hal ini tentu saja bertujuan agar penerima surat terkesan dengan surat yang ia terima dan bisa memberikan penilaian positif pada perusahaan.

Baca Juga: Mengenal SIUP, Surat Izin Usaha Perusahaan dan Cara Membuatnya

Jenis Dokumen yang Biasanya Menggunakan Kop Surat

Kop surat biasanya dicantumkan pada semua dokumen dan surat resmi yang akan dikirimkan oleh perusahaan atau instansi untuk kepentingan tertentu.

Dokumen resmi yang paling umum dan sering menggunakan kop surat adalah:

1. Surat Resmi: Seperti surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat keputusan.
2. Surat Keterangan: Misalnya surat keterangan kerja dan surat keterangan sehat.
3. Surat Lamaran Kerja: Surat yang diajukan oleh pelamar pekerjaan kepada perusahaan.
4. Surat Izin: Termasuk surat izin cuti dan surat izin usaha.
5. Surat Perjanjian: Dokumen yang memuat kesepakatan antara dua atau lebih pihak.

Dokumen-dokumen ini sangat membutuhkan kop surat untuk memperlihatkan identitas pengirim, mempermudah pengenalannya, dan menambah kredibilitas serta kesan profesional.

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word dan Excel

Mengingat pentingnya kop surat pada surat resmi, maka bagian ini sebaiknya dibuat dengan menarik dan informatif.

Dengan demikian, informasi yang ada di dalamnya dapat tersampaikan dengan baik.

Yuk, ikuti langkah pembuatan kop surat yang benar berikut ini, Moms!

1. Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Pembuatan kop surat dengan menggunakan Microsoft Word dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pertama, buka Ms. Word yang ada di komputer.
2. Klik bagian header yang terletak di bagian toolbar.
3. Tulislah identitas lengkap perusahaan atau instansi, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Lalu pilih bilah rata tengah (CTRL+E).
4. Masukkan gambar atau logo perusahaan dengan cara klik ‘Insert’ dan pilih opsi ‘Picture’.
5. Beri garis pemisah pada bagian bawah kop surat yang tadi telah dibuat.

2. Cara Membuat Kop Surat di Ms. Excel

Selain menggunakan Microsoft Word, Moms juga bisa membuat kop surat menggunakan Microsoft Excel.

Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Buka Ms. Excel yang ada di komputer.
2. Pilihlah salah satu cell (lembar kerja) di dalam worksheet.
3. Masukkan identitas lengkap perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
4. Untuk merapikan tulisan, pilih cell-cell yang akan digabungkan, lalu klik ‘Merge’. Jangan lupa sisakan ruang untuk menyisipkan logo perusahaan, ya!
5. Klik ‘Insert’, lalu pilih opsi ‘Picture’ untuk memasukkan logo perusahaan ke cell kosong di awal worksheet.
6. Beri garis pemisah pada bagian bawah kop surat.

Baca Juga: Simak Cara Mendaftar NPWP Online untuk Urusan Administrasi, Anti Ribet!

Contoh Kop Surat

Setelah mengetahui informasi mengenai bagian-bagian kepala surat dan cara pembuatannya, berikut ini adalah beberapa contoh kop surat yang bisa dijadikan referensi:

1. Kop Surat Instansi Pemerintahan

Kegiatan surat menyurat di Instansi Pemerintahan merupakan suatu hal yang sangat penting.

Surat yang dikeluarkan oleh Instansi Pemerintahan pun termasuk ke dalam golongan surat resmi, seperti surat edaran untuk publik.

Untuk itu, penggunaan kop surat menjadi hal yang diharuskan dalam pembuatan surat di Instansi Pemerintahan.

2. Kop Surat Perusahaan

Dalam suatu perusahaan, kegiatan surat menyurat sangat diperlukan sebagai media komunikasi, baik untuk keperluan internal maupun eksternal.

Maka itu, untuk menunjukkan identitas perusahaan, kepala surat merupakan poin penting yang harus dicantumkan dalam surat resmi dari suatu perusahaan.

3. Kop Surat Sekolah

Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang resmi.

Untuk itu, diperlukan adanya surat resmi yang lengkap dengan kepala surat dan komponen lainnya.

Baca Juga: Syarat Surat Nikah Siri dan Kumpulan Contoh Suratnya, Ingin Tahu?

4. Kop Surat Yayasan

Kop surat membantu menetapkan identitas resmi yayasan sekaligus memberikan legitimasi kepada dokumen-dokumen resmi yang dikeluarkan oleh yayasan.

5. Kop Surat Organisasi

Penggunaan kop surat menunjukkan tingkat profesionalisme organisasi dalam komunikasi dengan pihak eksternal, seperti klien, mitra bisnis, atau lembaga pemerintah.

Setelah menyimak artikel ini, Moms sudah punya gambaran mengenai cara membuat kop surat yang benar, bukan?