Mengenal Invoice: Fungsi, Jenis, dan Apa Saja yang Ada di Dalamnya

Invoice adalah dokumen hukum yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.

Dokumen ini memuat rincian transaksi, menunjukkan produk yang disediakan atau layanan yang diberikan dan berapa harganya.

Invoice juga akan menyertakan informasi mengenai kapan pembayaran jatuh tempo, syarat pembayaran, dan bagaimana pembayaran dapat dilakukan.

Baca juga: Cara Cek BI Checking, untuk Mengetahui Skor Kredit Sebelum Mengajukan KPR!

Menerbitkan invoice adalah langkah pertama yang akan dilakukan penjual untuk menagih pembayaran.

Dokumen ini menetapkan kewajiban atas nama pembeli untuk membayar pemasok mereka dan berfungsi sebagai bukti hutang.

Berbagai Fungsi Invoice

Invoice adalah perjanjian yang mengikat secara hukum yang menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga dan syarat pembayaran.

Namun, ada fungsi lain dari invoice, yaitu sebagai berikut.

1. Untuk Pencatatan

Fungsi paling penting dari invoice adalah kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan yang sah.

Ini memungkinkan untuk mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.

2. Pelacakan Pembayaran

Invoice adalah alat yang sangat berharga untuk akuntansi.

Ini membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah terutang mereka.

3. Sebagai Payung Hukum

Invoice yang tepat adalah bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual pada harga yang ditentukan.

Ini melindungi pedagang dari tuntutan hukum penipuan.

4. Memudahkan Pengajuan Pajak

Mencatat dan mengelola semua invoice penjualan membantu perusahaan melaporkan pendapatannya.

Selain itu juga memastikan bahwa itu dibayar dengan jumlah pajak yang tepat.

5. Membantu Analisis Bisnis

Menganalisis invoice dapat membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka.

Selain itu juga mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan banyak lagi.

Ini membantu mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.

Baca Juga: 7 Peluang Usaha dengan Modal Kecil dan Menjanjikan Keuntungan Besar, Pemula Wajib Tahu!

Jenis-Jenis Invoice

Ada beberapa jenis invoice yang berbeda, masing-masing memiliki fungsinya tersendiri, yaitu:

1. Past-Due Invoice

Semua invoice disertai dengan syarat pembayaran (nett 30, 60, 90, dll.).

Ketika tanggal tersebut telah datang dan terlewat, pembayaran dianggap terlambat, invoice asli diakui sebagai past-due invoice.

Dengan kata lain, invoice ini hanyalah invoice penjualan umum yang diberi label sesuai dengan statusnya.

Penting untuk diperhatikan bahwa invoice yang telah lewat jatuh tempo tidak sama dengan invoice terutang.

Walaupun istilah tersebut sering digunakan secara bergantian.

Invoice terutang adalah invoice yang belum dibayar, tetapi tanggalnya belum berlalu.

Ini terutang akan menjadi past-due invoice setelah persyaratan pembayaran datang dan pergi.

2. Pro Forma Invoice

Invoice ini digunakan saat memberikan penawaran untuk pekerjaan atau layanan sebelum pekerjaan selesai.

Moms dapat menganggapnya sebagai tagihan awal atau tagihan di muka yang merinci biaya yang diproyeksikan dari suatu produk atau layanan.

Pro forma berarti diharapkan. Jadi, tidak seperti invoice penjualan biasa, pro forma adalah komitmen untuk barang dan jasa yang belum dikirimkan.

Baca juga: Bisnis Online Tanpa Modal untuk Ibu Rumah Tangga dan Pelajar di HP

3. Interim Invoice

Invoice sementara juga dapat dirujuk sebagai invoice kemajuan atau tagihan kemajuan.

Ini adalah metode akuntansi di mana bisnis menagih pelanggannya secara bertahap, biasanya untuk proyek besar.

Mereka akan menagih persentase proyek, seringkali apa yang telah diselesaikan hingga saat itu.

Pemasok akan mengirimkan invoice sementara selama proyek berlangsung.

Baik secara mingguan, bulanan, triwulanan, atau basis berulang lainnya.

Invoice sementara didasarkan pada perkiraan proyek awal yang telah disetujui oleh pelanggan.

4. Recurring Invoice

Invoice jenis ini dikirim ke pelanggan secara berkala dan berulang.

Ini paling terkait dengan transaksi berulang, seperti biaya berlangganan.

Biasanya dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak khusus dan penagihan berbasis cloud, untuk memudahkan pelanggan.

5. Credit Invoice

Invoice jenis ini dikeluarkan ketika pelanggan harus diberikan diskon atau pengembalian uang.

Ini biasanya dilakukan saat mengoreksi kesalahan invoice sebelumnya. Invoice ini akan selalu menyertakan jumlah total negatif.

Moms mungkin mendengar invoice kredit yang disebut sebagai memo kredit atau nota kredit.

Tujuannya tetap sama. Dokumen-dokumen ini sering dikeluarkan ketika barang dikembalikan karena kerusakan atau kesalahan.

6. Debit Invoice

Invoice yang juga bisa disebut nota atau nota debit ini diterbitkan saat pembayaran utang harus ditingkatkan.

Jika invoice salah diterbitkan, ini akan memperhitungkan penyesuaian yang diperlukan.

Apa Saja yang Ada dalam Invoice?

Invoice terdiri dari beberapa elemen. Berikut ini adalah lima komponen terpenting dari invoice dan apa artinya masing-masing:

1. Informasi Kontak Vendor dan Pelanggan

Invoice harus dengan jelas menampilkan informasi kontak penjual.

Ini termasuk nama perusahaan, alamat surat, dan kontak utama.

Informasi ini sangat penting ketika pembayaran dilakukan menggunakan metode fisik (seperti cek).

2. Nomor Pesanan Pembelian

Nomor pesanan pembelian memungkinkan departemen hutang pelanggan mengetahui apakah transaksi telah diotorisasi.

Departemen ini akan merujuk nomor ini saat mencocokkan invoice dengan pesanan pembelian asli untuk menyelesaikan pembayaran.

3. Nomor Invoice

Nomor invoice biasanya dibuat oleh penjual. Ini berfungsi sebagai referensi untuk pembayaran setelah menerimanya dari pembeli.

Moms tidak perlu menetapkan nomor invoice secara berurutan, tetapi harus ada konsistensi dalam cara menetapkannya.

Hal ini untuk menghindari duplikasi dan kesalahan pembukuan di masa mendatang.

Jika Moms membuat invoice melalui sistem manajemen keuangan, ini seharusnya tidak menjadi masalah.

Ketika departemen hutang pembeli membayar invoice, pesanan pembelian asli akan ditutup.

Ini menandakan bahwa transaksi telah selesai. Nomor invoice akan dirujuk sebagai konfirmasi.

4. Deskripsi dan Harga Barang atau Jasa

Deskripsi barang atau jasa dan harga yang menyertainya menentukan apa yang ditagihkan kepada pembeli.

Apa yang dinyatakan di sini harus benar-benar mencerminkan deskripsi produk dan harga yang ditemukan dalam pesanan pembelian.

Baca juga: Beragam Manfaat Laporan Keuangan untuk Bisnis dan Rumah Tangga

5. Ketentuan Pembayaran

Ketentuan pembayaran invoice akan menunjukkan kepada pembeli ketika penjual mengharapkan untuk menerima pembayaran mereka.

Bagian ini juga akan menjelaskan metode mana yang lebih disukai penjual untuk menerima pembayaran.

Bisa melalui cek, transfer bank, atau kartu kredit.

Itulah pembahasan mengenai invoice, mulai dari fungsi, jenis, hingga komponennya. Semoga bermanfaat!