Ini Macam-Macam Bukti Transaksi yang Wajib Moms Ketahui

Ada macam-macam bukti transaksi dan biasanya Moms menyimpannya jika ingin mengajukan pengembalian dana atau menukar barang.

Bukti transaksi ini digunakan sebagai alat untuk merekam atau merekap seluruh transaksi yang telah terjadi.

Selain itu, transaksi yang dilakukan juga bisa dalam bentuk apa saja, yang penting mereka memiliki esensi yang sama.

Jika suatu perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa, maka mereka akan mendapatkan bukti transaksi bahwa telah melakukan proses pembelian dan pembayaran atas suatu produk.

Sebaliknya, jika perusahaan menjual produk, mereka akan memberikan bukti transaksi kepada konsumen.

Baca Juga: Sebelum Bekerja di Perusahaan Startup, Ketahui Dulu 5 Hal Ini!

Mengenal Macam-Macam Bukti Transaksi

Foto: topclassactions.com

Bukti transaksi biasanya akan dikeluarkan saat proses akhir transaksi.

Ia akan menjadi bukti bahwa telah sudah terjadi pembayaran antara konsumen, perusahaan, atau pihak lainnya yang berkaitan.

Berikut ini adalah macam-macam bukti transaksi yang biasanya dilakukan oleh sebuah perusahaan.

Jenis-jenis ini bisa digunakan sebagai bukti transaksi baik dari transaksi internal perusahaan atau eksternal.

1. Memo

Memo adalah suatu tulisan atau catatan yang sangat singkat, padat, jelas dan ia dibuat dengan tujuan bisa mudah dipahami.

Umumnya memo hanya terdiri dari maksimal sepuluh baris kata saja dan tidak boleh lebih.

Selain itu, memo juga termasuk dalam contoh bukti transaksi internal.

Umumnya memo hanya akan berisi pesan–pesan sederhana yang bisa langsung ke topik pembicaraan.

Nah, ada beberapa unsur yang umum terdapat dalam penulisan memo, misalnya:

• Nomor memo
• Tanggal
• Nama Pengirim
• Nama Penerima
• Subjek memo
• Isi memo

Umumnya, semua unsur yang ada dalam memo hampir mirip dengan isi dari surat resmi.

Perbedaannya terletak pada jumlah kata yang mengimplikasikan bahwa memo memiliki jauh lebih sedikit kata jika dibandingkan dengan surat resmi.

2. Nota Kredit

Macam-macam bukti pembayaran selanjutnya adalah nota kredit.

Ia adalah sebuah dokumen yang digunakan oleh seseorang untuk membuktikan bahwa telah terjadi pengurangan piutang usaha.

Penurunan piutang usaha ini umumnya terjadi karena disebabkan oleh pengembalian barang dagang dari pembeli atau akibat adanya penurunan harga.

Sementara itu, penurunan harga bisa terjadi akibat dari ketidaksesuaian atau kerusakan barang dan juga kualitas yang berbeda dari ekspektasi awal pembeli.

Umumnya, nota kredit ini menjadi bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual.

Berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli.

Sebab, mungkin barang yang diterima telah mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan.

Oleh karena itu, nota kredit juga ditandatangani oleh penjual untuk mengurangi piutang usaha yang kelak akan ditagihkan kepada pembeli.

Baca Juga: Ini 4 Zodiak yang Pintar Mengatur Keuangan

3. Nota Debet

Nota debet ini adalah bukti transaksi lainnya dalam bentuk permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang memuat informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau mengalami kerusakan.

Umumnya, nota debet ini menjadi dokumen bukti terjadinya pengurangan utang usaha yang disebabkan pengembalian barang dagang atau penurunan harga yang telah dibuat oleh pembeli.

Ada dua salinan nota debet.

Satu lembar akan dipegang oleh pembeli dan lembar yang lain akan dipegang oleh penjual.

Selain itu, nota debet umumnya hanya dikembalikan saat barang sudah kembali pada pihak pembeli.

4. Nota Kontan

Macam-macam bukti transaksi lainnya adalah nota kontan.

Ia bisa dijadikan sebagai bukti transaksi atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual pada pembeli atas berbagai penjualan barang secara tunai.

Ini berbeda dengan nota kredit dan debit yang berhubungan dengan utang piutang antara kedua belah pihak.

Nota kontan adalah contoh bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual setelah pembelinya melakukan pelunasan atas barang yang telah mereka beli melalui pembelian langsung.

Umumnya, nota kontan juga dibuat dua salinan.

Untuk nota asli akan diberikan kepada pembeli, sementara salinannya disimpan oleh penjual untuk catatan atau arsip.

5. Faktur

Ia juga kerap disebut dengan invoice, yang merupakan berkas tertulis mengenai barang yang dijual, baik jumlah dan harganya.

Faktur umumnya dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli.

Faktur juga berfungsi sebagai bahan pertimbangan pembeli untuk meneliti barang-barang yang akan dibelinya.

Ciri utama faktur pada umumnya adalah memuat informasi detail mengenai:

• Nama dan alamat penjual
• Nomor faktur
• Nama dan alamat pembeli
• Tanggal pesanan
• Syarat pembayaran
• Keterangan mengenai barang, seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas barang, dan jumlah harga

Faktur dibutuhkan sebagai bukti transaksi dengan menjadi media pencatatan bagi setiap barang atau produk yang dideskripsikan dengan benar.

Barang juga harus sesuai dengan kondisi yang ada, lengkap, dan tidak rancu.

Ini bertujuan untuk menghindari komplain ketika ada ketidaksesuaian barang yang diterima oleh pembeli.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pengatur Keuangan Keluarga

6. Kuitansi

Foto: kibrispdr.org

Kuitansi adalah salah satu dari macam-macam bukti transaksi yang umumnya dibuat hanya saat penerimaan sejumlah uang saja.

Jika faktur sebelumnya adalah bukti transaksi antara penjual dan pembeli, maka kuitansi adalah bukti tanda terima uang atau bukti bahwa telah diterimanya sejumlah uang.

Umumnya dokumen ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang untuk diserahkan kepada pihak yang telah melakukan pembayaran.

Selain itu, kuitansi juga biasanya terdiri dari dua rangkap.

Satu rangkap dari kuitansi ini bisa dipegang pembeli/pihak yang membayar dan satunya lagi dipegang oleh penjual/yang menerima pembayaran.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pengatur Keuangan Keluarga

7. Cek

Macam-macam bukti transaksi lainnya adalah cek yang merupakan sebuah perintah pembayaran yang akan dibuat oleh pihak yang memiliki rekening di suatu bank.

Maksud dari cek ini adalah supaya bank membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada si penerima cek.

Cek ini terdiri dari 2 bagian, yakni bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.

Sementara untuk bagian kanan adalah bagian yang diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.

Baca Juga: Ini 6 Tips Mengelola Keuangan Agar Jauh dari Hutang

8. Bilyet Giro

Ini adalah contoh bukti transaksi eksternal yang merupakan surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya ini akan disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain.

Umumnya, ia dianggap sebagai kebalikan dari cek karena fungsinya yang bertolak belakang.

9. Setoran Bank

Foto: modernbankingsystems.com

Ini juga merupakan salah satu bukti transaksi lainnya.

Ia adalah catatan transaksi berupa lembar slip setoran yang akan disediakan oleh pihak bank untuk digunakan saat melakukan setoran uang ke bank, semisal untuk tabungan atau investasi.

10. Bukti Kas Masuk

Macam-macam bukti transaksi selanjutnya adalah dokumen tertulis terkait penerimaan uang (kas) yang biasanya akan disertai oleh buktinya.

Bukti ini biasanya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan sekaligus sebagai data untuk keperluan pengarsipan.

Kas yang masuk di sini biasanya berasal dari uang tunai yang dibayarkan oleh konsumen dalam bentuk cicilan, bunga, jenis investasi, dan sebagainya.

11. Bukti Kas Keluar

Selain bukti kas masuk, ada bukti transaksi keluar yang berhubungan dengan pengeluaran kas atau pembayaran disebut bukti kas keluar.

Kas dikeluarkan untuk membayar biaya banyak hal, seperti perlengkapan, peralatan, dan segala hal yang dibutuhkan oleh kantor.

12. Rekening koran

Ini adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya.

Bukti ini dipakai untuk dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan juga saldo kas menurut bank.

Itulah macam-macam bukti transaksi yang wajib diketahui agar pencatatan keuangan bisa tersusun dengan rapi dan akurat.