5 Contoh Surat Resmi dan Bagian Penting yang Wajib Ada!

Apakah Moms sedang mencari contoh surat resmi?

Banyak orang yang mungkin masih bingung mengenai cara pembuatan surat resmi, meskipun surat ini tetap menjadi media penting untuk menyampaikan informasi.

Surat resmi digunakan dalam berbagai konteks, seperti antara murid dan guru, individu dan lembaga, serta antara atasan dan bawahan.

Karena sifatnya yang formal, surat resmi harus ditulis dengan format dan tata bahasa yang jelas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Penting bagi penulis untuk teliti dan mengikuti kaidah ejaan yang disempurnakan (EYD).

Dalam artikel ini, Moms akan menemukan berbagai contoh surat resmi beserta bagian-bagian yang perlu ada di dalamnya. Yuk, simak selengkapnya!

Baca juga: 14 Contoh Surat Pernyataan Bermaterai, Ikuti Formatnya!

Contoh Surat Resmi

Surat resmi adalah media penyampaian informasi yang diterbitkan oleh perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu, yang bersifat formal.

Informasi bisa sebagai dokumen pengingat yang akan disimpan dan dijadikan arsip apabila ada keperluan di kemudian hari.

Surat resmi juga kerap dijadikan sebagai bukti dalam membuat suatu perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga.

Surat resmi dalam bentuk surat dinas misalnya, bisa dijadikan sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas.

Contohnya, surat perintah, pengambilan keputusan, dan pemberian izin.

Ada pun beberapa contoh surat resmi yang sering ditemukan, yakni:

1. Contoh Surat Resmi Sekolah

Surat resmi sekolah biasanya berisi pemberitahuan terkait kegiatan sekolah atau undangan kepada pihak tertentu.

Jenis surat ini biasanya diberikan kepala orang tua atau wali murid, terkait dengan hal-hal yang berkenaan dengan sekolah.

2. Contoh Surat Resmi Dinas Pemerintah

Surat resmi ini biasanya ditujukan kepada lembaga pemerintah atau sebaliknya.

Orang-orang yang terkait di dalamnya biasanya diharuskan untuk melakukan tugas sesuai dengan yang tertera di dalam surat.

3. Contoh Surat Resmi Undangan

Surat ini ditujukan secara formal untuk menghadiri suatu acara. Isinya adalah kapan dan di mana acara akan berlangsung.

Surat resmi undangan bisa diberikan oleh dan kepada siapa pun yang terkait dengan acara tersebut.

4. Contoh Surat Resmi Dinas

Surat ini dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas.

Surat dinas juga dapat diartikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal terkait kedinasan.

Surat resmi jenis ini biasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta guna berbagai keperluan.

6. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah salah satu jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan, guru, atau lembaga untuk merekomendasikan seseorang dalam konteks pendidikan atau pekerjaan.

Surat ini biasanya berisi penilaian positif mengenai kualitas, kemampuan, dan karakter individu yang direkomendasikan.

Contohnya, seorang dosen dapat menulis surat rekomendasi untuk mahasiswa yang ingin melanjutkan studi atau melamar pekerjaan, menjelaskan prestasi akademis, keterampilan, dan kepribadian mahasiswa tersebut.

Baca juga: 5 Contoh Surat Cuti Menikah yang Sesuai dengan Tempat Kerja

Bagai-Bagian yang Wajib Ada di Surat Resmi

Surat resmi memiliki struktur penulisan baku yang sudah ditetapkan sesuai dengan standar.

Isinya pun harus efektif dan jelas, dibuat dengan cermat, serta sesuai keperluannya.

Nah, bagian-bagian yang harus ada di dalam surat resmi, yakni:

1. Kepala Surat

Kepala surat lebih dikenal dengan istilah kop surat. Ini menjadi identitas lembaga organisasi pembuat surat.

Ada pun struktur dari kop surat ini, yakni logo atau lambang, nama, alamat, dan nomor telepon atau email dari lembaga/instansi yang mengeluarkan surat.

Jika surat tersebut dibuat oleh perusahaan, maka mesti ditambahkan jenis usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha.

Fungsi dari kop surat adalah sebagai penanda nama dan alamat kantor instansi, informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan, atau sarana pengenalan kepada khalayak.

2. Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi dan kapan surat tersebut ditulis.

Jika lokasi penulisan surat sudah tercantum dalam kop surat, maka tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja.

Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas. Posisinya sejajar dengan nomor surat.

Nama tempat ditulis terlebih dulu sebelum tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan koma dan diakhiri dengan titik.

3. Nomor Surat

Ini berfungsi sebagai catatan untuk arsip surat resmi.

Setiap instansi biasanya memiliki sistem penomoran surat yang berbeda-beda.

Tujuannya adalah untuk mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

4. Lampiran

Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dalam surat utama.

Biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama, seperti surat daftar kegiatan, laporan keuangan, dan lain sebagainya.

5. Hal atau Perihal

Isinya adalah maksud atau tujuan dibuatnya surat resmi tersebut.

Perihal di dalam surat resmi biasanya berada di paling atas, sebagai pembuka.

Baca juga: 15 Contoh Surat Permohonan yang Benar dan Cara Membuatnya

6. Alamat Tujuan

Terkait dengan alamat, cukup digunakan frasa Yang Terhormat yang disingkat Yth. dan diakhiri tanda titik.

Kata untuk gelar akademis, pangkat, dan jabatan tidak perlu diawali dengan kata sapaan Bapak atau Ibu.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata sapaan yang terletak di bagian awal surat.

Biasa menggunakan ‘Dengan hormat” dan diikuti dengan tanda baca koma.

8. Isi Surat

Ada pun bagan dari isi surat resmi, yakni:

• Pembuka. Fungsinya adalah mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Biasanya berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan.
• Isi pokok. Fungsinya menjelaskan tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Bagian ini harus jelas dan mudah dipahami.
• Penutup. Fungsinya adalah penegasan kembali, kesimpulan, harapan, dan ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup pada contoh surat resmi bertujuan untuk menambah kesantunan sang pengirim.

Isinya adalah kalimat pamit untuk menyelesaikan komunikasi.

10. Nama, Jabatan, dan Tandatangan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, seperti pemimpin instansi, lembaga, atau organisasi.

Di bawahnya terdapat tanda tangan dan nama lengkapnya.

Pada beberapa surat resmi, tanda tangan biasanya disertai dengan stempel dari lembaga atau instansi terkait.

11. Tembusan

Ini adalah bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain si penerima utama.

Baca Juga: 12 Contoh Surat Pernyataan Bermaterai, Ikuti Formatnya!

Contoh Surat Resmi

Berikut contoh surat resmi yang bisa Moms contoh.

1. Contoh Surat Resmi secara Umum

PT. ANUGRAH DUA MITRA

Jl. Pandan Arum 3 Rt 16 Kel. Belimbing Raya Kec. Murung Pudak Kab. Tabalong Telp Kantor/Email: 085347125095/Henrya2m@gmail.com

Nomor : 015/A2M/2021
Lampiran : -
Hal : Permohonan Jenis Dokumen
dan Kewenangan Penilaian

Tanjung, 23 Maret 2021

Kepada
Yth. Direktur Jendral Planologi Kehutanan dan Tata Lingkungan
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan
Di
Gedung Manggala Wanabakti Blok I lantai 7
Jalan Gatot Subroto Jakarta Pusat 10270

Kami dari PT. Anugrah Dua Mitra dengan ini menyampaikan permohonan jenis dokumen lingkungan dan kewenangan penilaian terhadap kegiatan yang akan kami lakukan sebagai berikut :

Nama Perusahaan : PT. Anugrah Dua Mitra
Nama Kegiatan : Membangun Baru Perumahan
Luas Lahan : 3,1 Ha
Jenis rumah yang dibangun : SUBSIDI/MBR, type 36
Kode KLBI : Berdasarkan izin terdahulu pada lokasi di tempat lain bahwa izin membangun baru perumahan kode KLBI 68110 Real Estate yang dimiliki sendiri atau disewakan (tidak termasuk dalam lampiran PPNo.05Tahun2021 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berbasis Resiko)

Lokasi : Kelurahan Belimbing Raya
Kecamatan Murung Pudak
Kabupaten Tabalong
Provinsi Kalimantan Selatan

Demikian disampaikan atas bantuannya kami ucapkan terima kasih

PT. Anugrah Dua Mitra

Henry Lubis
Direktur

2. Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris

DISTRICT GOVERNMENT KULON PROGO
EDUCATION AUTHORITIES
SMA Negeri 1 Kulon Progo
Jl. KRT. Kertodiningrat 69 Margosari Lendah Kulon Progo
Tel. (027) 77312397

Number : 421/671/1
Subject : Invitation Guardians

To Mr / Ms Parents / Guardians of students of class XII
SMA Negeri 1 Compassionate
In place

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Respectfully informed that the learning activities odd semester of 2018/2019 academic year has ended with the Final Replay. In connection with that we invite the father / mother of parents / guardians of students of class XII at:

Day / Date : Monday / March 19, 2019
Time : 09:00 pm
Venue : Hall Multipurpose SMA Negeri 1 Compassionate
Events : Taking a class XII student report cards and socializing UN

Given the importance of the event, we beg presence. Thus this invitation, for all his attention and kerjasamanya we say thank you.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Lendah, 17 March 2017

Headmaster

Indah Saputri, M.Pd.
NIP 1173838290299717

3. Contoh Surat Resmi (Surat Edaran)

SURAT EDARAN
No. 05 /SE/R-02/UAI/V/2018

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Semoga kita senantiasa dalam lindungan serta rahmat Allah SWT dalam mengemban amanat sehari-hari. Amin.

Dalam rangka penegakan keamanan dan kedisiplinan Pegawai UAI, dengan ini kami menghimbau kepada para Pegawai UAI untuk:

1. Wajib menggunakan ID Card Pegawai dalam lingkungan UAI.
2. Agar seluruh Pegawai UAI meningkatkan kewaspadaan.
3. Ikut berpartisipasi melaporkan kepada pihak keamanan bila ada hal yang mencurigakan.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Billahit Taufiq wal Hidayah
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Jakarta, 21 Mei 2018

Ir. Ade Suryanti, MM.
Wakil Rektor II

Tembusan:

1. Arsip

Universitas Al Azhar Indonesia
Kompleks Masjid Agung Al Azhar
Jalan Sisingamangaraja Kebayoran Baru
Jakarta 12110
T: 021 7279273, 724 4456, 726 2007,
F: 021 7244767
www.uai.ac.id

Baca Juga: 6 Contoh Surat Cuti Menikah yang Sesuai dengan Tempat Kerja

Itu dia contoh surat resmi dan bagian yang wajib ada di dalamnya.

Setelah mengetahuinya, diharapkan Moms tak lagi bingung untuk membuat surat resmi saat diminta oleh atasan di kantor.